如何兩招解決條列式簡報難題?

by | 2021-02-18

(作者 / 內容策劃:Bill 彭毅弘)

面對條列式簡報的內容,多數人往往望之卻步,雖然知道他是上台簡報表現的殺手,但卻不知道如何解決。在接下來的內容中, Bill 將會介紹如何應用「分類整理」與「放大關鍵字」兩招簡單的方法,讓你的簡報一步步脫胎換骨,變得既吸睛又好懂!

案例背景說明

這張投影片是一張介紹「痰液培養檢查採集方法」的衛教簡報,主要是希望透過這張投影片的介紹,教育民眾回家後正確採集痰液,並送回醫院檢驗的方法。

然而對於這張投影片,原始簡報者覺得雖然已經盡力條列內容並精簡文字了,可是資訊量還是很大。同時因為採集痰液需要注意的細節很多,因此難以採用簡潔的大字流風格。面對像這樣子的難題,如果你是原始簡報者的話,會如何解決呢?

案例優化實戰

要解決條列式簡報的問題,可分為內部資訊處理的「心法」表面圖像呈現的「方法」。接下來我們先來介紹「方法」的部分,而「心法」部分則留待後續直播課時討論。其實在簡報上面要處理條列式內容的方法很簡單,基本上可以用兩招解決,分別是「分類整理」與「放大關鍵字」。
首先「分類整理」的部分,其實就是強化邏輯的引導。原始版本的內容總共有 7 點的內容,
其實已經超過了一般人能夠認知、掌握的數量上限,所以這時的解決方法,就是把他們進一步分類整理,例如把他們分類成「採集前」「採集時」與「採集後」三大類,
而三者之間還有順序上的關聯,這樣觀眾在認知上,就會從原先的「分散的七小點」變成「依序處理的三件事」,整體邏輯掌握度大幅提高。
這邊多提一下「分類」這件事情。由於人類對於沒有任何邏輯關聯的事物記憶力是相當薄弱的,像是「手機號碼」或「車牌號碼」等隨機的數字排序,除非刻意記憶或天賦異稟,否則基本上看過就忘。因此我們在分類時,也會順便幫觀眾整理他們彼此的邏輯關聯。以這個例子來說,便是採集前、中、後的「順序」。如果真的沒有明顯的關聯時,也可以主動依照某些規則去創造關聯,例如由大到小、從近因到遠因等等,來加深觀眾的印象。
再來「放大關鍵字」的部分,則是強化目的的聚焦。從畫面上我們可以看出,雖然已經把七小點加以分類整理了,可是七小點具體來說在講些什麼,還是需要花點時間閱讀,無法一看就懂。因此此時我們可以把每一點歸納出關鍵字,如第一點我們把它歸納成「專用容器」、第二點我們把它歸納成「清水漱口」等等,變成像是畫面上這個樣子:
如此有沒有變得更加清楚易懂了呢?最後如果你行有餘力,希望這張投影片可以更加吸睛的話,可以進一步修飾一下相關的設計細節,例如採用區塊化的設計使用半透明圓角矩形創造螢光筆效果加上參考圖像,以及調整成圓體,像是畫面上這個樣子:
比起剛才的版本,是否變得更吸睛了呢?
上述調整的具體細節,我們會在後續直播課深入介紹。最後對比原始的版本,你可以發先調整後的版本不僅設計質感有所提升,且在資訊上也更加簡明易懂,而這其中圖像呈現的關鍵「方法」,便是簡單的「分類整理」與「放大關鍵字」兩招。

分享總結

那麼以上就是這次分享的主題啦!透過「分類整理」與「放大關鍵字」兩招,就可以解決多數人望之卻步的條列式簡報難題,讓內容可以更加清楚與吸睛!
不過雖然圖像呈現的「方法」很簡單,但是背後資訊整理的「心法」卻更加精彩。例如什麼樣的條列式內容「不該」使用上述的方法呢?條列式內容裡的「關鍵字」又該怎麼抓?又如果我們想要把他進一步的應用在對民眾的「衛教場合」的話,又有哪些需要注意的地方呢?
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