如何贏得簡報比賽?

by user | 2017-11-23

(本文作者/內容策畫:Bill 彭毅弘)
歡迎各位再次收看我們簡報藝術烘焙坊的分享!最近因為Bill擔任了不少簡報比賽的評審,所以就想要跟大家聊聊「簡報比賽」這個這幾年越來越風行的活動。在接下來的分享中我會大家提到幾個我認為最重要的議題:簡報比賽跟真正職場的簡報有何異同?如何贏得簡報比賽?以及最重要的,我們可以從簡報比賽的經驗獲得什麼啟發?

簡報比賽跟真正職場的簡報有何異同?
最近不少企業、醫院與學校越來越流行舉辦簡報比賽來提昇同仁或學生的簡報能力。不過雖然同樣是在做簡報,兩者還是有不少差異的:

首先就目的性來說,通常簡報比賽的主題都可以自由訂定,頂多就是有個大主題、大方向而已,目的性相對不強烈。因此想在簡報比賽中脫穎而出的關鍵基本上就是「吸睛」,任何可以讓你與眾不同、讓別人對你正面印象深刻的做法都能提高勝率。所以不少細節,例如與觀眾互動熱場的能力、口條、簡報與肢體動作的輔助都是重要的加分項目。然而在真正職場的簡報中,上述項目相形之下就變得較為次要了,甚至有機會被認為是過於求表現。此時更重要的反而是「是否能夠最大程度的解決觀眾的問題、滿足觀眾的目的」。換句話說,簡報比賽更像是一場表演,而真實職場的簡報則更像是溝通與解決問題的手段。

不過這兩者仍然是有相似之處的,那就是這兩種簡報往往都有少數的「關鍵觀眾」。在簡報比賽中是評審,在職場中則可能是你的上級或是客戶。因此事先研究過關鍵觀眾的相關背景資料,絕對可以增加你的簡報成功率。

如何贏得簡報比賽?
簡報比賽大多是分成初賽、決賽兩個階段進行的。初賽往往是書面審,參賽者繳交簡報檔案,評審從中海選出可以晉級的人。決賽則往往是現場的簡報比賽,參賽者在現場依序上台講完精心準備的簡報,評審逐一給分後立即公布得獎名單。

雖然在這兩種比賽方式中,評審看起來就像是坐在台下給分的大爺,但是偷偷告訴大家,實際上評審超忙,而且根本超累XD
在書面審中,評審要看過每一個參賽者的檔案,當多數的參賽作品水平都普普時,其實相當的耗神;而現場比賽中,在每一個參賽者簡報的當下,評審不但要立刻衡量出相對公平的給分、在評審單中記錄給分的理由與建議,而且準備總評時要說的內容,而這個過程往往會持續長達三個小時。因此不論是書面審還是現場評分,對評審而言都是十分耗神、消耗體力、容易精神渙散的工作,也因此對於參賽者來說,「吸引注意力」、「建立辨識度」、「減少認知負擔」便是三個增加自己簡報比賽勝率的良方。

在書面審中,「吸引注意力」、「建立辨識度」兩者較為重要,而實踐的做法可以是盡量讓自己的簡報使用獨特風格的設計、兩種以內的容易被人記憶的簡約配色,以及小而簡單的主題內容。任何使用風格不一致的插圖、SmartArt、預設的公版母片背景、沒有統一的字體與圖示,都是大大的減分項。特別值得一提的是網路下載的模板或icon圖示,如果參賽者沒有辦法很巧妙的整合這些資源彼此的風格,那麼往往會露出拾人牙慧的破綻,而造成反效果。

而在現場比賽中,除了前述與投影片相關的部分之外,「減少認知負擔」更是重點。而要做到這一點,簡報必須要盡量把握「大題小作」的原則,並具備明確的目的性。通常從自身經歷出發、合理故事與數據支撐、讓觀眾有共鳴的主題會是很好的加分項,而過於冗長的開場、複雜的簡報架構與缺乏總結則會大大的扣分。特別值得一提的是,用單純知識介紹的方式進行簡報,絕對是比賽場上的炮灰,因為那不僅會徒增評審的認知負擔,而且目的性薄弱、缺乏辨識度。所以就算是要介紹知識性的內容,也要盡量用經歷、故事、數據或其他的手法包裝。另外在簡報時口條盡量趨近於一般聊天的語氣,不要過於做作,這樣會讓你的簡報內容聽起來更有真實感。

我們可以從簡報比賽的經驗獲得什麼啟發?
由於真實職場的簡報與簡報比賽的簡報有著本質上的差異,因此直接套用並不切實際。不過我們仍然可以利用參與簡報比賽的機會學到東西。

如果你是觀眾,建議你在比賽的當下做著跟評審相同的事,記錄講者的優點與可以改善之處,並試著給每一位參賽者盡量客觀的評分,透過這樣的過程你會漸漸學會換位思考,了解評審的視角。而如果你是參賽者,則可以利用參與簡報比賽的機會學會如何與一般大眾對話,同時試著針對不同的評審優化自己簡報的方式,並且可能的話在賽後與評審聊天確認自己的優化方向,這樣子將會有意想不到的收穫!

分享總結
那麼以上就是Bill一些關於簡報比賽的分享啦!如果你曾經參與過,或是近期即將參與簡報比賽的話,希望這次的分享對你有幫助啦!最後還是要跟大家工商服務一下,如果你想要增進簡報設計與邏輯能力,讓你增加在比賽中脫穎而出的機率,或者讓自己的工作更上層樓的話,那麼你一定不能錯過我們最新的「精準設計:簡報心法篇」(hahow.in/cr/slideart)線上課程!課程目前已經有超過500位朋友搶先預定,並將在今年底到明年初分批逐步上線,請各位朋友敬請期待!那麼以上就是我們的最新分享,感謝你的收看!