如何用「搜尋」架構你的簡報?— 專訪孫治華老師

by user | 2019-02-21

(本文以訪談搞形式呈現。受訪者:孫治華老師 / 內容策畫:Bill 彭毅弘)

用Google搜尋其實並不難,但是當我們腦袋空空、毫無靈感的時候呢,這時我們就會連要搜尋什麼都不知道,更遑論什麼架構簡報內容了。所以這時呢我們該如何善用「搜尋」的本身去架構簡報的靈感呢?誒想要回答這個問題,我們這一集請到了「簡報實驗室」的創辦人孫治華老師來跟大家分享!

目前治華老師除了在很多企業進行簡報教學之外,更有在經營個人顧問服務的訂閱,以及新創企業募資簡報的輔導。尤其是新創企業募資簡報輔導這一部分,治華老師他每每都能夠幫助這些新創公司的CEO們架構他們的簡報、凸顯出他們的核心產品與核心服務的價值,並更重要的,讓潛在投資人看見——這方面其實就可以看出治華老師的功力之深厚了。那麼現在就讓我們來看看治華老師介紹「如何善用搜尋去架構簡報的靈感」,詳情就且讓我們繼續看下去!

「不打動人心」— 一般人搜尋最大的問題

一般人對於「搜尋」的認知,不外乎就是我簡報裡面想講什麼、缺什麼資料,那我就對應地去Google相關的關鍵字,頂多有技巧一點就是換換同義詞、或是對應的英文翻譯嘗試看看。我想這應該是很多人在搜尋資料的時候的反射動作了。那我這邊想要請教治華老師就是,像這樣比較一般的搜尋方式,跟等一下你即將要介紹的搜尋方法比較,究竟有什麼差別?

其實你所提到的「一般的搜尋方式」其實本身沒有什麼問題,只不過它就是單純的資料收集跟資料的呈現而已。可是它套用在簡報製作上面就不行了。因為我看過全臺灣太多家的新創公司,它們公司老闆的簡報,目前一年大概是一百多家左右,那可是其實這些簡報,大部分是不OK的,我在這邊舉一個例子給大家看一下。我曾經看過一家新創公司是做乳癌檢測的,那他們的簡報要介紹他們的核心產品給創投看。這聽起來很厲害,但我跟你說,那個CEO的簡報實際大概就是平常你們很容易看到的那種簡報:一個預設的背景模組,然後先秀目錄,接著就是一頁標題內文、標題內文,這樣一直地秀下去,頂多中間多幾張圖表這樣。當然現在畫面上的簡報只是示意,那個CEO比較厲害的就是他的目錄稍微不一樣了,比較商業化一點,變成了「功能介紹」、「三大特色」、「競品分析」或「效益說明」這一類的項目,可是整個讓人感覺的就是什麼,還是不會讓你有想聽的衝動。

這樣的簡報有沒有什麼不好的?其實我覺得也還好,但是我覺得對於大家來說,它最關鍵的是:它「完全不打動人心」,因為它就只是在做資料的收集跟資料的呈現而已,我覺得中間頂多多了一個叫做資料的彙整,但這不叫簡報。所以整份簡報我們看不到這位CEO的中心思想,你看不出來他在意什麼、關心什麼,或覺得有什麼意義,就只是很單純的資料整理而已。

那這整個問題的罪魁禍首在哪呢?我跟大家分享,我後來發現了,其實就是Google搜尋,很詭異吼?好,我們以剛剛那份乳癌為例子好了,我們來模擬一下大家會做的方法好不好?來,第一你會搜尋乳癌對不對?喔這時候你就發現了「乳癌」,來我們來模擬一下你們的視線,你們是不是會看到這一段?這個叫做資訊上、學習上最大的兩個罪魁禍首,一個叫做Google、一個叫做維基百科全書。你點進去以後,就會覺得心情愉快。因為畫面上要封面有封面、要大綱有大綱、要前言前言也都有了。

這裡面最大的糟糕在哪裡?就是「你停止了你對這個世界的探尋」。我覺得不少現在的學生、甚至創業家,都是這樣搜尋方式的受害者。這樣的搜尋方式會讓你從小就滿足於「資訊的堆砌」,而不是「自身體會的累積」,你只會蒐集資訊、卻沒有自己的想法、沒有自己的感受。這樣做出來的簡報,就會像這個範例一樣,完全不打動人心。只有體驗的累積才會有智慧,資訊的堆砌不會有智慧-請大家記住這句話。這就是一般人學習搜尋方式最大的問題。

用四組「補充關鍵字」,讓搜尋帶入視角與感動

前面治華老師的這段分享,我其實也蠻心有戚戚焉的。其實真的一份簡報如果缺乏發自內心的感受跟體悟的話,是非常難打動人心的。不過這邊我特別好奇的就是,我們所謂Google搜尋來的東西,它基本上就是「外來」的東西,所以如果說,我們一個簡報者,對於這些外來的資料沒什麼特殊深刻的體悟的話,其實也是人之常情嘛。那怎麼樣才能夠對我們這些找到的資料有所體悟,進而打動人心呢?

答:其實這邊的解決方式還滿簡單的,還是Google——對,只是做法不同。「搜尋」就如其他商業活動、學術研究一樣,都是要有策略的好不好?你要「直接」搜尋「乳癌」這麼簡單的關鍵字,你就只能得到一般的資訊,一般的資訊就不會有感動,不會有感動就不會有立場,不會有立場就不會有看法。所以你該怎麼Google?其實策略就在於,乳癌後,我們要再加入四組補充關鍵字:

第一組補充關鍵字叫做「問題與瓶頸」;第二組叫做「技術與科技」;第三組叫做「統計與數量」;第四組叫做「故事與紀錄片」。這四組補充關鍵字你可以視實際的搜尋狀況或報告性質,去調整或擴充自己的關鍵字或同義詞。

好,用剛剛那份乳癌簡報來舉例好了,假設我們今天只搜尋「乳癌」,你就會得到一個冰冷的資料,它不帶感情;但是你看,要是我們在「乳癌」的後面,加入我剛剛介紹的第四組補充關鍵字「紀錄片」,你會發現什麼?你會發現「哇!它還真的有紀錄片」。所以你發現這邊居然還有一個叫做《跟明天說再見》的紀錄片!所以,你看,當你了解了這件事情之後,你會重新地去看乳癌這件事情,你會不會有更深的感受?你會不會想要更深一層地去了解乳癌的這個事情?而這樣的東西放在簡報裡面,秀給聽眾看,聽眾才會感受到你的想法跟感受,進而產生共鳴。


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所以你看,人理解事情的方式就是這樣子,看文字、看文章、看表格,跟看影片的學習是完全不同的,影片提供的資訊太細膩了,它可以讓你產生體會跟感受;文字、圖表、數據它無法產生具體的感受,所以要是你能在某一個主題上面為自己看過一兩部紀錄片,或是看過一兩部影片,說真的,它會幫助你、帶你接近真實世界的經驗,而不是一些令人無感的資料而已。

好,那這就是剛剛那四組關鍵字中的第四組「故事跟紀錄片」,我自己最推薦的就是這一組,因為它可以讓你有真實的感受;前面的三組關鍵字呢,則可以讓你對事情有更立體、更深刻的了解。比方說,好,我們來把「統計」或「數量」打上去,你就會看見全臺灣有這樣子的案子有多少件。再來我們把「技術」或「科技」放上去好不好,這時候你可以了解到什麼?你會了解到乳癌目前的醫術、有哪些新技術的發展、有多少希望……的演進。最後我們再把「問題」或「瓶頸」打上去,瓶頸打上去以後你才知道,即便有那麼多的技術,我們還遇到了哪些問題。

所以,其中的解法跟大家分享一下,第一個「問題與瓶頸」,「技術與科技」,「統計與數量」,以及最後「故事與紀錄片」,這四組補充關鍵字我就送給大家。因為這是基本上就是一個說故事的方式:痛苦在哪裡、希望在哪裡、影響有多大、目前的狀況有哪些——透過加上這四組補充關鍵字進行搜尋,你就會形成你自己的看法和想法。

找到「意義」並「喜歡」自己的簡報

在我輔導新創及內訓,看過那麼多的簡報之後,讓我了解到一件事情:「你當學生時做什麼簡報,你長大出社會就會做出什麼樣的簡報」,真的,你的簡報能力不會因為你大學的時候簡報做不好,出了社會以後給你冠上一個CEO的頭銜,或某某主管的頭銜你的簡報就會變厲害——完全不會好嗎!?OK,所以搜尋資料、做簡報的時候,我通常會先問自己這幾個問題:第一個「你找到這份簡報的意義在哪嗎?」以及第二個、更重要的是,「你喜歡你自己做的簡報嗎?」——如果你自己都不喜歡,你又憑什麼要讓別人喜歡你的簡報?換句話說,你唯有掌握你自己想要說什麼、你想要主張什麼,你才有辦法釐清你的簡報問題,甚至是簡報之外的職涯問題。而今天分享的四組補充關鍵字,就是幫助你找到你在簡報裡的視角和感受的訣竅,希望大家可以從這四組關鍵字裡面,找到你喜歡什麼、不喜歡什麼,並把這份感動和感受,化為真正能「打動人心」的好簡報。

聽到這邊其實蠻有意思的,因為其實在製作這個影片之初,我以為治華老師會介紹的是一些什麼,Google之外的搜尋工具之類的,結果沒想到卻是一個這樣簡單的方法,卻能夠讓搜尋本身變得更立體,然後更深刻。那麼以上就是本次的分享,感謝各位的收看!