話說近期肺炎的疫情肆虐，所以不少面對面的討論 都改用「線上會議」的方式進行。然而線上會議因為缺乏實際見面的情境，所以溝通的過程中往往很容易產生隔閡、不信任，甚至誤會的狀況。所以今天 Bill 要跟各位朋友聊的，便是在「視訊會議」「畫面共享」 與「電話討論」這三種溝通情境中各自該注意哪些關鍵，才能夠避免線上會議的隔閡與誤會，達成溝通目的。
為什麼多數人偏好「面對面」開會？
想要了解這些「線上會議」溝通的注意關鍵，就要先了解 為何即便是在現代，多數的商務人士仍然偏好「面對面」的現場實體會議。
在現場實體會議中，互動雙方能夠接收與傳遞的不僅僅是可以見諸於文字、畫面的訊息，更包含了實際互動、肢體語言、眼神表情 等這些非語言的訊息。而後面這些不僅對商務決策有著極高的參考價值，更經常是參與者彼此之間「信任感」與「團隊感」的來源。
好，那問題來了：現在在這個疫情肆虐、不得不採用遠距線上會議的現在，又該注意那些關鍵，才能夠彌補那些不在現場簡報，就沒辦法達成的效果呢？下來就讓我們分別就可以見到彼此的「視訊會議」、只能分享電腦畫面的「畫面共享」以及只能進行語音通話的「電話討論」這三種不同程度 來進行討論吧！
情境 1：僅能看見對方的「視訊會議」
首先，如果你開的是「視訊會議」，也就是必須透過前置鏡頭才能夠捕捉雙方的表情的話，那麼相較於在現場的簡報，能夠應用的肢體語言便只剩下臉部的表情而已，手勢什麼的基本上沒有任何幫助。
此時如果你想要替溝通表現加分的話，記得在輪到你講話的時候，請盡量對著「前置鏡頭」而非畫面中對方的影像說話，這樣在對方的螢幕上看起來才會是直視對方、比較有精神的樣子。
同時，你也要特別留意自己的表情。當然如果你有點面癱、一整個面無表情的話倒也無所謂，因為畢竟這是視訊的時候多數人的毛病；但如果你在溝通的時候露出與談話內容互相違和的表情 —— 比方說，在溝通著很嚴肅的項目的時候，臉上卻露出謎之笑容 —— 那麼就有可能導致對方的誤解。以上兩點做起來需要一點練習，但如果能夠真的做到的話便能有不少的加分。
情境 2：僅能分享桌面的「畫面共享」
再來，如果不方便與對方視訊，最多只能做到「畫面共享」的時候，這時因為連對方的「表情」都看不見，雙方的注意力便會轉移到共享畫面的變化之上。因此畫面的「視覺引導」就變得非常重要。
如果今天共享的畫面是投影片的話，那麼就要特別注意畫面的資訊排版與動畫應用；而如果今天共享的畫面只是單純的桌面畫面的話，那麼也要注意游標的移動要具有引導性，而非胡亂地揮舞。這部分我們之後有機會，會做更詳細的討論。
情境 3：僅能語音溝通的「電話討論」
最後，如果是最傳統的、只有語音溝通的「電話討論」的話，那麼基本上連畫面都沒辦法共享了，講話的「語氣」就會被雙方放大檢視，因此便要更加注意自己說話的語氣是否契合當下的談話內容。
相信有些朋友聽到這邊一定不太認同，覺得說「唉呀，我又不是什麼專業聲優，何必做到這種程度？」當然我們是很難做到像聲優那麼專業，可是如果有適當的語氣變化的話，確實能夠讓「電話討論」時的溝通加分不少。
比方說 Bill 就曾遇到過不少次在開電話討論的時候，聲音聽起來十分官腔、感覺十分討人厭的談話對象、但實際見面的時候卻又發現對方其實是個非常親切的人 這樣子的反差。又以我自己來說，其實我自己在錄 YouTube 影片或是在做線上課程的時候，語氣也是有稍微調整過的。如果是照我平常說話的語氣來拍影片的話，應該不少朋友都會覺得十分平淡、聽久了可能到最後就睡著了，所以適度的語氣變化絕對是有必要的。
除了語氣之外，如果雙方需要根據特定的內容來進行討論的話，由於沒有辦法共享畫面，勢必就得改用雙方一起閱讀某個文件或是檔案的方式來進行。此時由於只能透過言語來引導，因此建議檔案要有極為明確的「頁碼」、「編號」以及「細節標示」，這樣子在表達的時候 就不會變得很模糊，搞得像是「我們來看一下下一頁，那個中間那一點的那個內容」，而是能夠明確地指涉內容的位置，比方說「請看到第三頁的下方，第二點紅框標示的內容」。這樣子就能夠避免雙方分心，或者是陷入討論時的鬼打牆狀況。
分享總結
以上的分享我們分成了三種情況來進行討論，但其實不論是「視訊會議」「畫面共享」還是「電話討論」，上面的每一點都是關鍵中的關鍵。所以這邊讓我們再重點回顧一次：
首先，面對視訊鏡頭時，要注意自己的視線與表情是否適切，並且契合言語表達的內容。再來，分享畫面要注意畫面的資訊排版與視覺引導，並且搭配適當的語氣變化來強化溝通。最後，與對方討論文件的時候，最好在文件上加上頁碼、編號與細節標示，讓內容的指涉更加精準。以上的關鍵，不知道各位朋友是否都掌握起來了呢？
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那麼以上就是我們這次的分享啦～我們下期再見！