「視訊會議」「畫面共享」與「電話討論」的溝通注意關鍵

by user | 2020-03-27

(本文作者/內容策畫:Bill 彭毅弘)
話說近期肺炎的疫情肆虐,所以不少面對面的討論 都改用「線上會議」的方式進行。然而線上會議因為缺乏實際見面的情境,所以溝通的過程中往往很容易產生隔閡、不信任,甚至誤會的狀況。所以今天 Bill 要跟各位朋友聊的,便是在「視訊會議」「畫面共享」 與「電話討論」這三種溝通情境中各自該注意哪些關鍵,才能夠避免線上會議的隔閡與誤會,達成溝通目的。

為什麼多數人偏好「面對面」開會?

想要了解這些「線上會議」溝通的注意關鍵,就要先了解 為何即便是在現代,多數的商務人士仍然偏好「面對面」的現場實體會議。
在現場實體會議中,互動雙方能夠接收與傳遞的不僅僅是可以見諸於文字、畫面的訊息,更包含了實際互動、肢體語言、眼神表情 等這些非語言的訊息。而後面這些不僅對商務決策有著極高的參考價值,更經常是參與者彼此之間「信任感」與「團隊感」的來源
好,那問題來了:現在在這個疫情肆虐、不得不採用遠距線上會議的現在,又該注意那些關鍵,才能夠彌補那些不在現場簡報,就沒辦法達成的效果呢?下來就讓我們分別就可以見到彼此的「視訊會議」、只能分享電腦畫面的「畫面共享」以及只能進行語音通話的「電話討論」這三種不同程度 來進行討論吧!

情境 1:僅能看見對方的「視訊會議」

首先,如果你開的是「視訊會議」,也就是必須透過前置鏡頭才能夠捕捉雙方的表情的話,那麼相較於在現場的簡報,能夠應用的肢體語言便只剩下臉部的表情而已,手勢什麼的基本上沒有任何幫助。
此時如果你想要替溝通表現加分的話,記得在輪到你講話的時候,請盡量對著「前置鏡頭」而非畫面中對方的影像說話,這樣在對方的螢幕上看起來才會是直視對方、比較有精神的樣子。

同時,你也要特別留意自己的表情。當然如果你有點面癱、一整個面無表情的話倒也無所謂,因為畢竟這是視訊的時候多數人的毛病;但如果你在溝通的時候露出與談話內容互相違和的表情 —— 比方說,在溝通著很嚴肅的項目的時候,臉上卻露出謎之笑容 —— 那麼就有可能導致對方的誤解。以上兩點做起來需要一點練習,但如果能夠真的做到的話便能有不少的加分。

情境 2:僅能分享桌面的「畫面共享」

再來,如果不方便與對方視訊,最多只能做到「畫面共享」的時候,這時因為連對方的「表情」都看不見,雙方的注意力便會轉移到共享畫面的變化之上。因此畫面的「視覺引導」就變得非常重要。
如果今天共享的畫面是投影片的話,那麼就要特別注意畫面的資訊排版與動畫應用;而如果今天共享的畫面只是單純的桌面畫面的話,那麼也要注意游標的移動要具有引導性,而非胡亂地揮舞。這部分我們之後有機會,會做更詳細的討論。

情境 3:僅能語音溝通的「電話討論」

最後,如果是最傳統的、只有語音溝通的「電話討論」的話,那麼基本上連畫面都沒辦法共享了,講話的「語氣」就會被雙方放大檢視,因此便要更加注意自己說話的語氣是否契合當下的談話內容
相信有些朋友聽到這邊一定不太認同,覺得說「唉呀,我又不是什麼專業聲優,何必做到這種程度?」當然我們是很難做到像聲優那麼專業,可是如果有適當的語氣變化的話,確實能夠讓「電話討論」時的溝通加分不少。
比方說 Bill 就曾遇到過不少次在開電話討論的時候,聲音聽起來十分官腔、感覺十分討人厭的談話對象、但實際見面的時候卻又發現對方其實是個非常親切的人 這樣子的反差。又以我自己來說,其實我自己在錄 YouTube 影片或是在做線上課程的時候,語氣也是有稍微調整過的。如果是照我平常說話的語氣來拍影片的話,應該不少朋友都會覺得十分平淡、聽久了可能到最後就睡著了,所以適度的語氣變化絕對是有必要的。
除了語氣之外,如果雙方需要根據特定的內容來進行討論的話,由於沒有辦法共享畫面,勢必就得改用雙方一起閱讀某個文件或是檔案的方式來進行。此時由於只能透過言語來引導,因此建議檔案要有極為明確的「頁碼」、「編號」以及「細節標示」,這樣子在表達的時候 就不會變得很模糊,搞得像是「我們來看一下下一頁,那個中間那一點的那個內容」,而是能夠明確地指涉內容的位置,比方說「請看到第三頁的下方,第二點紅框標示的內容」。這樣子就能夠避免雙方分心,或者是陷入討論時的鬼打牆狀況。

分享總結

以上的分享我們分成了三種情況來進行討論,但其實不論是「視訊會議」「畫面共享」還是「電話討論」,上面的每一點都是關鍵中的關鍵。所以這邊讓我們再重點回顧一次:
首先,面對視訊鏡頭時,要注意自己的視線與表情是否適切,並且契合言語表達的內容。再來,分享畫面要注意畫面的資訊排版與視覺引導,並且搭配適當的語氣變化來強化溝通。最後,與對方討論文件的時候,最好在文件上加上頁碼、編號與細節標示,讓內容的指涉更加精準。以上的關鍵,不知道各位朋友是否都掌握起來了呢?
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那麼以上就是我們這次的分享啦~我們下期再見!