開始正文前，先跟大家聊個故事：
主管負責下個月產品發表會的上台簡報，因此要求部屬準備投影片與逐字稿。部屬十分認真，立即開始彙整資料、製作投影片並撰寫逐字稿，更以便宜價格將投影片外包給美工，要求美化投影片並加上動畫以求吸睛。期間部屬想和主管確認內容與設計風格，但是主管卻表示「不要拿半成品煩我，完成後再呈報」。因此，部屬只好依據對主管的理解準備簡報，最後勉強在發表會前兩天交出成品。
發表會當天，悲劇發生了。因為投影片與逐字稿皆由部屬準備，主管對內容不夠熟悉，只能照著逐字稿念。又因缺乏練習，主管不斷前後切換投影片，讓設計好的動畫被中斷、大量頁面被瞬間跳過，觀眾完全跟不上。最後主管只得放棄逐字稿，即興說出幾個希望觀眾記得的結論，在混亂中草草結束了一切……
該怎麼解決這個問題？
如果你有深深的既視感，那你絕對不孤單XD 在我們的教學與接案經驗中，不論是上課學員的訴苦，還是接案客戶聊到的痛苦回憶，類似案例屢見不鮮。那麼，該怎麼解決這個問題呢？聰明的你腦中應該浮現不少建議，但你可能不相信的是，其實只要做到「事前準備時，『上台簡報者』完整不間斷的對『內容規劃者』與『投影片製作者』進行一次擬真簡報排練」，就可以解決大部分的問題！
擬真簡報排練：
內容規劃、口頭報告、投影片設計的整合中樞
在前面的故事中，主管即為「上台簡報者」、部屬為「內容規劃者」，美工則為「投影片製作者」。問題核心就在三者差勁的整合：「上台簡報者」不熟悉內容、「內容規劃者」對投影片製作沒有概念、「投影片製作者」未顧慮到上台簡報的真實需求。
而「事前準備時，『上台簡報者』至少要完整不間斷的對『內容規劃者』與『投影片製作者』進行一次擬真簡報排練」之所以可以解決大部分問題，是因為該步驟正是上台簡報、內容規劃與投影片製作這三個簡報準備環節的整合中樞。
在排練的過程中，不論講得多不理想，上台簡報者能至少能把整個內容邏輯順過一遍，並在事後檢討中讓內容規劃者理解其所著重的部分；同時投影片製作者也能藉機觀察上台簡報者的節奏，設計符合報告節奏的投影片，並針對性地凸顯其停頓較久、反覆強調的重點。接著我們將這個觀念應用到兩種常見的實戰情境：「個人簡報準備流程」與「組織簡報準備分工方式」
【個人簡報準備流程】
以終為始，先衡量內容的著重點，決定投影片製作的資源分配
個人準備簡報時，前述三種角色皆由同一人擔任，此時三者整合的好壞便會體現在簡報準備的「流程」。多數人做簡報時往往會有「製作投影片是最花時間的步驟」這個迷思，因此一接到任務馬上投入投影片的製作，並勉強趕在上台前完成。然而因為沒有排練過，因此上台時容易超時，陷入大量投影片被略過的囧境。其實比較適合的準備流程如下：
1. 內容規劃：先確定簡報目的，並篩選屆時可以講哪些內容，以終為始。
2. 擬真簡報排練：用口頭搭配文書資料或手繪示意圖在時間限制下講解一次。如果超時則依據目的性調整內容的相對比重，調整完畢後就知道在時間內講得完的內容是哪些了。
3. 投影片製作：上一個步驟中，如果有些內容被反覆強調，或覺得用口頭不易解說清楚、大量依賴手繪圖或文書資料的話，就代表這些頁面需要投入較多精力優先處理。其他頁面若時間有限，不處理也沒有關係。
4. 上台簡報：如果時間允許，仍然建議多排練幾次。不過此時就算沒有排練，由於前三步驟中內容、口語與投影片三者已經磨合過，上台表現也能維持一定的水準。
【組織簡報分工方式】
以內容與報告節奏的掌握，設計替講者量身打造的簡報
組織簡報分工方式其實與個人很像，但因為分工的關係，擬真簡報排練這個整合步驟更加重要。一般外包美工往往僅處理簡報的表面美化，但真正專業的簡報設計師除了投影片美化，更會深入了解簡報內容，並依據講者的報告節奏與簡報目的調整頁面佈局與整體風格。
這就是為什麼在我們與客戶的合作過程中，我們往往會請客戶進行擬真簡報排練，先講解一次原始簡報給我們聽。如果沒有原始簡報，也可用手繪草稿、現場檔案資料展示，甚至是形式不拘、僅有白底黑字的投影片說明也行。透過這個步驟，客戶心中零散的想法在「組織成口語」的過程中會變得更有邏輯，同時我們也能透過講者的語速、節奏與特別著重的部分，分析那些是客戶在意的內容、哪些僅是補充資料，並呈現在最終投影片的設計中。以上的工作往往是不為人知的幕後工程，許多努力不會直接體現在簡報的美觀上。但不同於一般美工所做的表面美化，經過這樣量身打造的投影片往往能最大幅度的契合講者，讓投影片真正成為上台簡報者的視覺輔助，並克服前述故事的悲劇。
分享總結
寫到這邊，首先要感謝你耐著性子看完了這篇篇幅稍長的文章XD 其實整篇分享的重點只有一個，也就是「事前準備時，『上台簡報者』至少要完整不間斷的對『內容規劃者』與『投影片製作者』進行一次擬真簡報排練」，但從這個觀念延伸出來的實務議題，卻有許多的應用與探討空間。下次你做簡報時，不論你是個人準備還是組織分工，不妨應用這一篇所提到的方法，相信一定能讓準備簡報的流程事半功倍！