歡迎各位收看簡報藝術烘焙坊的分享！當我們在應用 Word 之類的文書排版軟體進行文件的封面、封底或是照片集的設計時，總會感覺製作起來卡卡的，常常會受限於 Word 的各種排版限制，不像簡報編輯軟體那般可以自由排版。不過實際上，要把 PowerPoint 或是 Keynote 的編輯版面變成 A4 的文書排版格式，其實只要兩步驟就能輕鬆解決！接下來我們先來看看具體的設定方式，再討論這種方法適合應用在哪些場合！
應用 PowerPoint 設定 A4 列印版面
首先步驟一：先點選設計 ➡︎ 投影片大小 ➡︎ 自訂投影片大小
接著步驟二：在「投影片大小」視窗中，選擇投影片大小的下拉式選單，接著選擇 A4 紙張的選項，並將方向設為「直向」。
點選完成之後，你或許會有個疑惑，那就是為甚麼上面顯示的是「A4紙張 210 x 297 公釐」，但下面的寬度與高度卻都略小呢？那是因為在設定時PowerPoint 已經幫你預留了印刷列印不到的出血邊界範圍。因此如果你希望投影片大小是真正 A4 比例的話，就會需要手動更改寬度與高度的數值。
按下確定之後，較新版的 PowerPoint 會很貼心地詢問你想要用哪種方式轉換原始內容。如果你希望圖片與內容滿版呈現的話，請選擇「最大化」；反過來如果希望完整呈現所有內容的話，則選擇「確保最適大小」比較好。在這邊假設我們選擇「確保最適大小」，那麼選擇完畢之後，A4 大小的設定就大功告成啦！
應用 Keynote 設定 A4 列印版面
接著來看 Mac 專屬的簡報軟體 Keynote 該如何設定。與 PowerPoint 不一樣的是，Keynote 的尺寸預設單位是「點」而非「公分」，兩者的換算方式大概是 1 公分約於 28.3 點。因此在設定時要熟悉兩者的轉換方式：
回到操作頁面，首先先點選文件，接著到幻燈片大小的下拉式選單，選擇「自訂大小」。點選下去之後就可以看到自訂大小的介面。在這邊由於A4尺寸的紙張大小是寬 21.0 公分、長 29.7 公分，換算成「點」的話，寬會變成 595 點，長則為 842 點：
因此在此我們輸入數據，並點選「好」之後，A4的版面設定就大功告成啦！
實際應用：量少圖多的頁面
聽到這邊你可能會想說，既然簡報軟體也可以編輯文件，那麼文書軟體不是就變得沒什麼用了嗎？事實上並非如此。
Word, Pages 等傳統文書軟體排版最大的特色之一，就是頁面之間的「連動性」。也就是說當前面頁面的內容有所增加時，後面頁面的排版也會同步的向後挪移。而用簡報軟體如 PowerPoint 或是 Keynote 進行編輯時，則不具備此種特性、每一頁都是獨立的。因此當你的文件屬於長篇文字的資料、排版相對次要且內容隨時有可能增減時，使用文書軟體較具優勢；反過來，若是文字內容不多但圖片佔據不少份量時，個別頁面的排版就會變得相對重要，此時使用簡報軟體就會是比較明智的選擇。
分享總結
那麼以上就是本次分享的內容啦！最後還是一樣要工商服務一下，如果你喜歡我們的分享的話，記得訂閱我們的電子報，每周追蹤我們的最新分享囉！