排版五大地雷,你都避開了嗎?|簡報排版篇

by Emma Sie | 2023-02-16

常見的五大文字排版地雷

本期教學我們彙整了過往看過的簡報中,最常出現的五個文字排版問題,包含:對齊、行距、標點符號的使用等,透過讓你了解這些陷阱所造成的排版影響,以及改善的方式,讓大家盡可能避免踩到這些地雷,從中減少段落的閱讀雜訊。

下方的範例中,你看到了哪些排版問題?

首先讓我們一起來看看下面的範例,你是否看到了範例中不少的排版問題呢?雖然其中不少排版問題的觀念很簡單,但其實還是不少朋友會不小心犯類似的問題。到底有哪些排版地雷呢?讓我們看下去。

排版地雷 1:段落沒靠左對齊

首先是第一個常見的排版問題,那就是段落的文字沒有靠左對齊,這會導致整體段落的句首看起來參差不齊,因而影響閱讀的流暢度,形成閱讀的雜訊。要改善這個問題,除了文字要靠左對齊外,也盡量不要自行在句首輸入空格,導致後續編輯起來會有不一致的空格安排。

排版地雷 2:行距設定過小

我們時常看到一種簡報排版的問題,那就是:行距設定太小了。這會導致字句上下之間距離過於相近,於是在閱讀上產生了擁擠感,這會大大的增加閱讀的雜訊。其實只要簡單調整段落的行距,就可以大幅改善這種擁擠感,具體來說該怎麼做呢?

如何調整行距,與最適行距?

1. 首先全選段落文字,點按滑鼠右鍵,在下拉式選單中選擇「段落」選項。

2. 在跳出的「段落」視窗中找到「行距」,選「多行」,數值調為「1.2」行。

一般來說,較適合的行距大約落在 1.2 行左右,不過這個最適數值,有時會因為字體整體的呈現不同,而有上下的波動,因此還是要視字體和整體段落樣子的舒適度,適度地做微調。

排版地雷 3:中英字詞轉換之間沒空格

另一個經常見到的排版陷阱是:「中文字」與「英文字 (或數字)」 之間並沒有留空格。

由於中文是一個個方塊字組成,唯有碰到斷句時,才會用逗點符號將句子分開,而英文句子則由一個個單詞組成,單詞彼此間需有空格,才能將每個單詞區分開來,當中英字詞間沒加空格時,中英字詞就會連在一起,因而造成閱讀理解的雜訊。

排版地雷 4:中文為主的段落,用半形標點符號

還有一個常見的排版細節是,在主要為中文的段落中使用半形的標點符號,最明顯的例子是:冒號。當在中文段落使用半形的冒號時,這個冒號就好像被夾扁一般,存在感降低,難以發揮冒號原先的作用。因此,為了讓標點符號在中文段落保留足夠的空間做連接或斷句,記得在中文為主的段落使用全形的標點符號。

排版地雷 5:風格不一的項目符號

建議使用簡單,且風格一致的項目符號,因為花俏的元素總是會吸引觀眾的目光,但如此一來觀眾可能就無法將目光放在真正的重點上。而風格的不一致則會讓畫面看起來不統一而混亂,形成另一個資訊理解的雜訊。

其他排版陷阱

其他的排版陷阱像是「標點符號在句首」,或是因換行時手動留下空格後,在後續編輯時呈現的「謎之空格」,都會造成文字段落看起來的參差不齊感,而這些都是的增加閱讀雜訊的細節殺手。

以上就是本期的分享啦,或許單看一個排版陷阱感受不太大,但這些細節逐一堆疊起來,就會產生明顯的影響。讓我們一起避免上述排版地雷,降低你我在文字段落排版的閱讀雜訊吧!