食之無味棄之可惜?談簡報的「目錄頁設計」

by | 2017-07-13

(本文作者/內容策畫/影片製作:彭毅弘 Bill)

歡迎各位再次收看我們簡報藝術烘焙坊的分享!在製作會議報告型的投影片時,我們往往會在開頭的部分加入目錄頁提示接下來的進度。雖說目錄頁理論上能幫觀眾掌握簡報的結構,但實際報告真的講到這張投影片時,卻又往往不知道該說些什麼,整個目錄頁變得「食之無味、棄之可惜」,這時該怎麼辦呢?

案例解析 | 文字型目錄頁

這張投影片是某家公司在某次小型會議中所使用的投影片。由於該會議是一個非常小規模的會議,因此報告的項目也只有兩點而已。原始作者將兩點的內容放到投影片上之後,卻覺得投影片看起來十分空洞無聊,整個目錄頁感覺一副可有可無的樣子,這時如果他想要改善這張投影片的話,他應該怎麼處理呢?

解決方案 | 凸顯單一簡報脈絡

想要解決這個問題,首先就要先搞清楚目錄頁存在的「目的」是什麼。由於在看到目錄頁時,觀眾完全不知道上面的每個項目具體會說些什麼,因此此時任何關於細節的說明觀眾都是聽不進去的。所以目錄頁能做的,基本上就是替觀眾形塑接下來內容的大致輪廓,並透過這個大致輪廓形成對內容的合理期待。聽起來覺得很抽象嗎?沒關係,接著我們就透過例子進行解說!
首先我們回到剛才的投影片,相信你就算看到現在,大概對上面的說明依舊是有看沒有懂。而那是因為在觀眾的心目中,很容易直覺的認為這兩點是隨便列的兩點,關聯性不強,因此就算沒有仔細看也沒什麼關係。不過現在我給各位一個任務,就是想想看這兩點之間,有沒有什麼邏輯關聯呢?現在請你把影片停下來,想個30秒的時間,看看能不能找出兩者的關聯:

相信各位在看過之後,應該可以發現其實關聯還真不少,比方說兩者的關聯可以是「銷售面」與「營運面」的連結,或是「產品面」與「資金面」的關係 — 這樣也說得通。那麼究竟哪個才是正確的呢?
事實上,究竟哪個才是正確的關係並不是最重要的問題,因為在真實世界的運作之中,每件事情往往是環環相扣、錯綜複雜的,不一定存在著簡單的關聯。不過對於聽簡報的觀眾而言,他們卻會期待一個簡單合理的邏輯關聯,幫助他掌握整個簡報的脈絡。因此我們要做的,並不是客觀的忠實呈現完整脈絡,而是主觀的選擇其中一種適合觀眾理解的版本加以呈現。
舉例來說,假設我們想要凸顯的,是兩者「銷售面」與「營運面」的關聯,那麼相對應的,投影片就可以設計成這個樣子:

可以發現,雖然原先的內容一樣很完整的寫在下方,但是觀眾對於整個簡報脈絡的瞭解就會變成「喔~原來這個簡報是會先著重在銷售面的狀況,再談營運面的情況啊!」同樣的,如果我們想要著重的是「產品面」與「資金面」的關聯的話,我們也可以把簡報改成這個樣子:

看起來好像也挺有道理的,而透過這樣的目錄,觀眾就可以掌握接下來報告內容的大致輪廓,並產生合理的期待。那麼話說回來,這個方法背後的原理又是什麼呢?

原理解析 | 差別凸顯的應用

這個方法背後的原理,就是差別凸顯出你希望觀眾優先理解與掌握的資訊:

在原始版本的設計中,我們雖然平均凸顯了所有100%的內容,但是觀眾基本上都沒有看進去,所以最後資訊傳達的效率只有0%;而在修改後的版本中,雖然我們只差別凸顯出其中30%的內容,但是卻因為容易讓觀眾吸收,所以最後資訊傳達的效率至少有30%保底的程度,達成了目錄頁設計、讓觀眾掌握整個簡報輪廓的目的。
所以從這兩者的比較我們可以看出,實際上真正重要的,並不是你在簡報中秀了多少資訊,而是觀眾實際上接收了多少資訊。而差別凸顯的應用,就是強化兩者之間的轉換效率,讓目錄頁不只是可有可無的雞肋,而是可以讓觀眾形成對內容合理期待的媒介。

分享總結

那麼以上就是本次分享的內容啦!最後我想跟願意看到這裡的你,透露3個好消息:
1. 你是否發現我們很久很久都沒有舉辦公開班課程了呢?如果你覺得你已經等了非常久的話,好消息就是我們確定要在今年下半年推出原先「精準設計心法班」的線上課程版本囉!以前實體課程的公開班總是會有時間地點的限制,而現在不管你哪天有空,是不是住在台北,只要能上網,就能夠上到我們最完整的心法班課程!課程預計在8月開放募資、10月正式上線。
2. 我們即將正式開放電子報訂閱囉!透過電子報,你將不會再因為Facebook演算法的改變而錯過我們每周的最新分享。電子報訂閱連結:eepurl.com/cVxhEj
3. 為了回饋一直以來關注「10分鐘學簡報」系列分享的你,現在只要你在上述電子報的訂閱頁面寫下你期待的線上課程內容,並在這則貼文的下方按讚、留言「已訂閱」加上一句想要跟我們說的話,前1,500名朋友就可以獲得線上課程募資價再8折的優惠喔!

這些消息優先透露給有耐心看完這篇分享的你,馬上訂閱把握這個機會吧!