如何將只有文字的簡報圖像化?

by | 2023-07-24

你在準備簡報時有沒有遇過:手邊素材都是一堆文字或是數字,不知道該如何「圖像化」。所以只好把這些文字複製貼上、塞進投影片,最後上台報告時台下的觀眾都聽得昏昏欲睡的經驗呢?   

其實啊,上述這些問題呢 是不少朋友在準備簡報時,常常遇到的問題。明明知道盡量圖像化製作簡報會比較好,但是面對滿是文字的素材時卻經常無可奈何。如果這也是你遇到問題的話呢,那麼接下來我們就會用一個案例,來告訴你「如何將只有文字的簡報圖像化」。

案例背景說明

這張投影片是某某「行動」美術館的介紹投影片,原始簡報者想要透過這張投影片,讓觀眾了解該美術館在地化深耕台灣,以及對於台灣美術發展史的深刻貢獻。

那對於這張投影片哪,原始簡報者覺得滿滿的都是字,非常不理想;在報告時雖然知道不應該逐字照唸,但也不知道該如何取捨才算適當;同時基於某些原因,原始簡報者沒有辦法取得該行動美術館的圖片素材,因此也不知道如何將這張投影片加以圖像化。面對像這樣子的難題,如果你是原始簡報者的話,會如何解決呢?

從講者的「替代品」到「互補品」

其實把簡報的重點通通都變成文字,最大的問題並不僅僅在於畫面變得很無聊,而是在於這樣子的做法把投影片的畫面內容,以及講者的表達內容 兩者變成了「替代品」。而對觀眾來說,當相同的資訊出現互相替代的媒介的時候,自然會挑選吸收門檻比較低的那一個,因此就很容易出現 講者才在講第一句的時候,觀眾已經看完了文字;而等講者終於講完時,觀眾早就恍神到別的地方去了」的窘境。

因此解決問題的方法,便是讓「投影片的畫面」與「講者口語表達」兩者的內容搭配成「互補品」:適合用畫面呈現的內容用畫面呈現,而適合用口語表達的內容用口語表達,這樣子便能夠互相截長補短、相得益彰。

案例優化實戰

讓投影片的畫面與講者口語表達的內容兩者搭配成「互補品」作為目標,現在就讓我們來看看哪些內容比較適合「投影片畫面」呈現,哪些又比較適合「講者口語表達」。

以這張投影片來說啊,「邁入第16年」「超過120個藝術家」「11座藝文中心」這幾個數字,如果是用口語表達直接說過去的話,其實很難讓觀眾留下印象;但如果是用投影片加以呈現的話,則較能夠讓觀眾留下:數字很大,有很多豐功偉業的感覺。因此適合用投影片呈現。

反過來「讓一般民眾能就近觀賞到大師級的藝術作品,提升社區民眾心靈、為社會和諧盡一份心力」這樣子的內容寫在投影片上面字特別多,會嚴重影響觀眾閱讀的意願;但如果是能夠透過講者的口語表達,來搭配適度的肢體語言以及語調,就可以讓這段內容更有力量,也更有溫度。因此相對適合讓講者用口語表達的方式呈現。

以上我們可以整理出這張投影片上,適合「投影片畫面」呈現以及適合「講者口語表達」呈現的內容,將它們分成兩類,這時我們就可以看出,能夠和講者口語表達互補的投影片內容是哪些了。接著我們可以將這些內容應用「資訊排版」的技巧,把它們進一步地優化分配排版,變成像是這個樣子:

如此是不是更加簡明易懂了呢?最後針對整體的「質感」的部分,可以進一步針對投影片的「配色 字型與形狀」等各個項目進行調整。比方說你想要讓這張投影片整體的風格,呈現如這張圖般深底色配上金碧輝煌的圓環的視覺效果的話,

那麼以簡報軟體來說,我們就可以應用「明體字」搭配「金色」的漸層配色,及「圓環」的視覺元素輔助,像是這個樣子:

那這樣子我們就完成了「將只有文字的簡報圖像化」的任務啦!雖然在這張投影片中沒有用上任何一張圖片或是 icon,但是透過聚焦在適合投影片呈現的關鍵文字,以及字體、配色跟形狀的搭配,是不是也達成了某種程度視覺化的效果,看起來既有質感又有重點呢?

分享總結

透過讓投影片的畫面以及講者口語表達兩者的內容搭配成「互補品」,就可以讓原本滿是文字的簡報實現圖像化的呈現。那麼以上就是這次分享的主題啦,我們下期分享再見囉!