檔案太大上傳不了？「母片應用」：PowerPoint 2010 檔案瘦身首部曲

有時在一份投影片中，
為了解釋概念或是美化版面，
常常會使用許多圖片作為視覺的輔助。
但是每每在做完投影片之後，
卻發現檔案太大，無法上傳要交報告、作業、企劃的地方，
就連電子郵件也發不出去，
打開時還會有有很嚴重的lag、甚至電腦當機。
不用懷疑，此時正是電腦在告訴你：「你的檔案太大了」
那遇到這種情形，該怎麼辦呢？
從這一篇開始，我們要連續介紹三種替檔案瘦身的方法：

1.母片應用  2.圖片壓縮  3.簡報圖片化

首先是「母片應用」

這是最基礎的瘦身法，

相信已經有很多朋友知道了。

所謂母片的概念就是所有投影片的基礎，

因此在母片上面的設定，

基本上會適用到所有投影片。

以下拿BILL曾經在社團做過的的一份投影片為例（全部面貌如頁首所示），

首先點選「檢視>>投影片母片」：

接著就會進入母片檢視的畫面，如下圖：

相信到這一步為止，應該有一些人是蠻熟悉的。

不過接下來就是比較細部的觀念了。

微軟公司在設計PowerPoint這一套軟體時的想法是，

而同一個佈景主題，則會有不同的「版面配置」：

不過實用經驗上來說，

一般我們都只用得到上圖中第一個和第二個版面配置。

不論是版面配置還是佈景主題

都可以自己手動新增或是套用模板；

而在一份投影片中，

有時我們會用兩個以上的佈景主題進行配置，

如果我們直接把改變改在佈景主題的方框的話，

比方說我們在上面放一個蝙蝠俠的圖案：

BILL故意很誇張地把圖片放在正中央，

結果我們就會立刻發現

下面所有版面的正中央也都出現了蝙蝠俠的圖片；

而所有原先投影片的背景部分，也出現了蝙蝠俠。

因此在實際應用上，

我們最常對佈景主題所作的修改，

就是更改整份投影片的「中英文字型」以及「共用背景」。

當然如果想不到自己如何設計佈景主題的的話，

上面也有許多內建範本可供選擇（但一般而言並不推薦！）。

其他各個版面配置的部分，

而把相關的字形大小等改變在個別的版面配置上微調，

這樣子所作的改變不會影響到佈景主題。

在法律上有一種原則叫做「特別法優先於普通法」，

意思就是說當某件事情在特殊狀況下有特殊的規定時，

即使與通用的規定相悖，

還是以特別法的適用為準。

同樣的情況也適用於簡報的設計上。

在設定上，優先順序是：

所以如果你在個別投影片已經預先做過某些調整，

之後又到版面設定上面進行另外的改變，

同樣的狀況也適用在版面設定與佈景主題的關係上。

這種情況有時非常惱人。

因為我們總是會不小心手癢去針對個別投影片的頁面進行提整，

之後如果簡報製作到一半，

覺得不方便，決定來設定母片進行統一性的更改時，

常常一開始被改動的那幾張投影片都不會一起配合調整，

導致最後又要手動處理。

所以設計簡報的時候的時候要嘛就不要用母片，

通常會使用母片的投影片，

是適用在正式的報告、討論會、研討會等情況，

如果能夠善加應用的話，

母片的使用的確很方便！

而且它可以避免我們每次都在新的投影片做同樣的設定、加一樣的圖片，

從而減低檔案的大小，替檔案瘦身。

不過有的時候，我們就是不會使用母片。

如本文一開始所借用的範例投影片就沒有使用母片，

因為它的張數不多。

而每一張都有大量的圖片來幫助簡報者敘事。

遇到這種狀況要如何替檔案瘦身呢？

這時便是下一部曲：「圖片壓縮」出場的時候啦！